Стили управления организацией

Рекомендации по совершенствованию культуры поведения персонала предприятий индустрии гостеприимства и этики делового общения


Грамотность.

Грамотность - обязательное требование к деловым (и вообще к любым) письмам.

Этика разговора по телефону.

Значение телефона очень велико. Умение человека вести телефонные переговоры в конечном счете определяют его репутацию и репутацию фирмы, которую он представляет. Специальные требования предъявляются к содержанию телефонных разговоров.

К основным правилам относятся следующие:

1. Отвечая на звонок, представьтесь. Люди любят знать, с кем они разговаривают. Кроме того, это создает обстановку доверительности и помогает лучше понять собеседника.

2. Не давайте выхода вашим отрицательным эмоциям. Ваш собеседник меньше всего виноват в том, что у Вас плохое настроение.

3. Отвечайте на все телефонные звонки. Никогда нельзя знать заранее, какой по счету звонок принесет выгодный контракт или ценную информацию.

4. Убедитесь в точности сведений, которые вы намерены сообщить. Лучше еще раз все перепроверить, чем заставить человека проделать долгий путь, который в итоге окажется безрезультатным.

5. Для того чтобы выяснить, что вам нужно, задавайте вопросы по анкетному принципу ("Как вас зовут?", "Откуда вы звоните?", "Ваш номер телефона?"), предоставляя отвечающему как бы заполнить пробелы. Часто приходится "вытягивать" из клиента дополнительную информацию. Для этого используйте вопросы, начинающиеся с "что, когда, где, кто, как", но избегайте "почему", так как оно содержит оттенок недоверия.

Итак, что следует и чего не следует делать, когда звонит телефон:

Не следует:

- долго не поднимать трубку;

- говорить "привет", "да" или "говорите", начиная разговор;

- спрашивать: "Могу ли я вам помочь?";

- вести две беседы одновременно;

- оставлять телефон без присмотра хотя бы ненадолго;

- использовать для заметок клочки бумаги и листки календаря;

- передавать трубку несколько раз;

- говорить "все обедают", "никого нет", "пожалуйста, перезвоните".

Следует:

- поднять трубку до четвертого звонка телефона;

- говорить "доброе утро (день)", представиться;

- спрашивать "Чем я могу вам помочь?";

- концентрироваться на разговоре и внимательно слушать;

- предложить перезвонить, если для выяснения деталей требуется время;

- использовать бланки для записи телефонных разговоров;

- записать номер звонящего и перезвонить ему;

- записать информацию и пообещать клиенту перезвонить ему.

Этот список можно продолжить. К примеру, нельзя превращать разговор в допрос, задавая вопросы типа "С кем я разговариваю?" или "Что вам нужно?"

Старайтесь следить за своей дикцией; говорить отчетливее, если вы говорите с акцентом; избегать привычки зажимать микрофон рукой, чтобы что-то сказать коллегам. Если звонящий высказывает по телефону жалобу, не говорите ему:

"Это не моя ошибка", "Я этим не занимаюсь" и т.п., - этим Вы роняете репутацию фирмы и не помогаете клиенту в решении проблемы. Поэтому дайте ему выговориться до конца; выразите ему сочувствие, а если виноваты вы, извинитесь; запишите его имя, телефон, номер заказа или другие данные. Если вы обещали ему перезвонить, сделайте это как можно скорее, даже если в решить проблему к назначенному сроку не удалось. Запомните: когда проблема решена, клиент, как правило, чувствует себя вашим должником, а это можно использовать для деловых контактов и роста бизнеса.

Существуют выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, к ним, в частности, относятся:

"Я не знаю", "Мы не сможем этого сделать", "Вы должны .", "Подождите

секундочку, я скоро вернусь", "Нет".

Даже беглое знакомство с этикой телефонных переговоров, как показывает практика, увеличивает эффективность работы служащих и одновременно повышает их уровень удовлетворенности собственной работой. Перейти на страницу: 1 2 3 4 5 6 7 8